Az egyetem írott dokumentumainak őrzőhelye az egyetemi levéltár. A több évszázados múlttal rendelkező, nagy európai egyetemek iratsorozatait kezdetben az egyetem hivatalai, a rektor, a kancellár és a dékánok mellett működő irodák, később általában az egyetemi könyvtárak őrizték. A 19. század elejétől induló gyors fejlődés következtében az egyetemek szervezete, írásbelisége és adminisztrációja is megváltozott, ugrásszerűen megnőtt az egyetemi írásbeliség által létrehozott források mennyisége, melyek őrzéséről, feldolgozásáról és kutathatóságáról gondoskodni kellett.